Verze platná od: 18. července 2026

1. Správce a kontakt

1. Správcem osobních údajů je společnost SBS EUROPE s ručením omezeným se sídlem v Bydhošti, ul. Toruńska 145B, 85-880 Bydhošť, KRS 0001064839, NIP 9532799451, REGON 526720721, dále jen „správce“ nebo „SBS Europe“.
2. V záležitostech týkajících se osobních údajů se můžete obrátit:
3. e-mailem: b2b@sbseurope.eu;
4. poštou: SBS Europe sp. z o.o., ul. Toruńska 145B, 85-880 Bydgoszcz, s poznámkou „Osobní údaje“.
5. Tyto zásady se vztahují na fyzické osoby, které využívají internetové stránky společnosti SBS Europe, kontaktují správce, zastupují smluvní partnery, podávají dotazy, podílejí se na realizaci objednávek a využívají zákaznické účty, jakmile bude tato funkce spuštěna.
6. Portál provádí prodej výhradně v rámci B2B, avšak v souvislosti s obsluhou podnikatelů správce zpracovává údaje fyzických osob, zejména majitelů živností, zástupců, zaměstnanců, spolupracovníků, kontaktních osob a příjemců zásilek.

2. Jaké údaje můžeme zpracovávat

V závislosti na způsobu využívání Služby může Správce zpracovávat:

1. identifikační a pracovní údaje, např. jméno, příjmení, pracovní pozici, název firmy, daňové identifikační číslo (NIP), číslo pro účely DPH v EU (VAT UE), registrační číslo (REGON) nebo jiné registrační číslo;
2. kontaktní údaje, např. služební e-mailovou adresu, telefonní číslo, korespondenční adresu, doručovací adresu a údaje o osobě přebírající zásilku;
3. údaje týkající se poptávky, proforma faktury, objednávky, produktů, plateb, faktur, dodávek, reklamací a korespondence;
4. údaje o účtu nebo informace o stavu platby, přičemž správce by neměl dostávat přihlašovací údaje k bance nebo k účtu Revolut uživatele;
5. údaje o účtu zákazníka, historii aktivity a objednávek – po spuštění této funkce;
6. technické údaje, např. IP adresa, identifikátory zařízení a prohlížeče, typ operačního systému, přibližná poloha odvozená z IP adresy, datum a čas návštěvy, navštívené podstránky, zdroj příchodu, protokoly serveru a informace o chybách;
7. identifikátory a informace shromažďované pomocí souborů cookie a podobných technologií – v současné době výhradně ty, které jsou technicky nezbytné (bod 10); po případném zavedení volitelných nástrojů – v souladu s volbou uživatele v panelu souhlasů;
8. další údaje poskytnuté dobrovolně v korespondenci, formuláři nebo reklamaci, jsou-li nezbytné pro vyřízení dané záležitosti.

Prosíme, neposkytujte nadbytečné údaje, údaje zvláštních kategorií ani osobní údaje, pokud nejsou nezbytné pro vyřízení konkrétní záležitosti.

3. Účely, právní základy a doby zpracování

3.1. Dotazy, vypracování proforma faktury a uzavření smlouvy

1. Údaje jsou zpracovávány za účelem přijetí dotazu, ověření dostupnosti, vypracování proforma faktury, vyjednání podmínek a uzavření smlouvy.
2. Právním základem je:
3. čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – pokud je dotčená osoba smluvní stranou smlouvy nebo podniká kroky před jejím uzavřením;
4. čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – pokud osoba jedná jako zástupce, zaměstnanec nebo kontaktní osoba smluvního partnera; oprávněným zájmem je udržování vztahů a uzavírání smluv B2B.
5. Údaje jsou uchovávány po dobu trvání jednání a následně po dobu nezbytnou k prokázání jejich průběhu a k obraně proti nárokům. Pokud nedojde k uzavření smlouvy, budou údaje zpravidla vymazány nebo jejich zpracování omezeno po zániku účelu a uplynutí příslušné promlčecí lhůty.

3.2. Plnění smlouvy, platby, odeslání zboží a péče o smluvního partnera

1. Údaje jsou zpracovávány za účelem realizace prodeje, přijímání plateb, kompletace, odeslání zboží, komunikace, poprodejní péče a uplatňování a vymáhání nároků.
2. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR nebo čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Oprávněným zájmem je řádné plnění smlouvy uzavřené s subjektem, který daná osoba zastupuje, zajištění operativního kontaktu a ochrana práv správce.
3. Údaje jsou uchovávány po dobu plnění smlouvy a poté až do uplynutí promlčecích lhůt nároků nebo do ukončení sporu.

3.3. Daňové, účetní a právní povinnosti

1. Údaje uvedené na fakturách, účetních dokladech, dokumentaci k intracomunitárnímu dodání zboží (WDT) a dalších dokladech vyžadovaných zákonem jsou zpracovávány za účelem plnění daňových, účetních, celních a archivačních povinností.
2. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
3. Údaje jsou uchovávány po dobu vyplývající z příslušných předpisů, zpravidla po dobu 5 let od konce roku, v němž uplynula příslušná daňová lhůta, a déle, pokud to vyžaduje probíhající řízení nebo zvláštní předpis.

3.4. Kontakt, formuláře a korespondence

1. Údaje jsou zpracovávány za účelem poskytování odpovědí, vedení korespondence a dokumentace dohod.
2. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; oprávněným zájmem je komunikace s uživateli a smluvními partnery. Pokud kontakt směřuje přímo k uzavření smlouvy s fyzickou osobou provozující podnikatelskou činnost, může být právním základem také čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
3. Údaje jsou uchovávány do vyřízení záležitosti a následně po dobu nezbytnou k prokázání průběhu korespondence a obraně proti nárokům.

3.5. Reklamace, individuálně dohodnuté vrácení zboží a nároky

1. Údaje jsou zpracovávány za účelem přijetí a vyřízení reklamace, ověření škody, spolupráce s výrobcem nebo přepravcem a za účelem určení, uplatnění nebo obhajoby nároků.
2. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. b), c) nebo f) GDPR, v závislosti na povaze případu. Oprávněným zájmem je vyřizování reklamací a ochrana práv správce.
3. Údaje jsou uchovávány do ukončení dané záležitosti a následně do uplynutí příslušné promlčecí lhůty nároků nebo povinné archivační lhůty.

3.6. Zákaznický účet – plánovaná funkce

1. Po spuštění zákaznických účtů budou údaje zpracovávány za účelem vytvoření, zabezpečení a správy účtu, uložení firemních údajů, historie dotazů a objednávek a zpřístupnění funkcí souvisejících s účtem.
2. Právním základem bude čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR – plnění smlouvy o poskytování služby účtu – a čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR v oblasti bezpečnosti, předcházení zneužití a vymáhání nároků.
3. Údaje budou uchovávány do smazání účtu nebo ukončení poskytování služby a poté v omezeném rozsahu do uplynutí promlčecích lhůt nebo po dobu vyžadovanou zákonem.

3.7. Bezpečnost, protokoly a předcházení zneužití

1. Technické údaje a protokoly jsou zpracovávány za účelem zajištění bezpečnosti Služby, diagnostiky chyb, odhalování zneužití, ochrany účtů a infrastruktury a sestavování technických statistik.
2. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; oprávněným zájmem je zajištění bezpečného a řádného fungování Služby.
3. Protokoly jsou uchovávány po dobu odůvodněnou z hlediska bezpečnosti a diagnostiky, zpravidla ne déle než 12 měsíců, ledaže by incident vyžadoval jejich delší uchování.

3.8. Analytika a rozvoj webových stránek

1. S souhlasem uživatele může správce využívat analytické nástroje, včetně služby Google Analytics, za účelem měření návštěvnosti, zdrojů návštěv, chování uživatelů, konverzí a kvality webových stránek.
2. Základem pro ukládání nebo čtení informací na zařízení a pro zpracování osobních údajů k tomuto účelu je souhlas uživatele – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a příslušné ustanovení zákona o elektronické komunikaci.
3. Údaje jsou zpracovávány do odvolání souhlasu nebo po dobu vyplývající z nastavení daného nástroje uvedené v panelu souborů cookie, podle toho, co nastane dříve, s přihlédnutím k agregovaným údajům, které již nepředstavují osobní údaje.

3.9. Reklama, remarketing a měření kampaní

1. S souhlasem uživatele může správce používat Google Ads, Meta Pixel, TikTok Pixel nebo podobné nástroje za účelem měření účinnosti kampaní, vytváření cílových skupin, remarketingu a přizpůsobování reklam.
2. Základem je souhlas uživatele – čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a příslušné ustanovení zákona o elektronických komunikacích.
3. Údaje jsou zpracovávány do odvolání souhlasu nebo po dobu uvedenou pro daný nástroj v panelu souborů cookie. Uživatel může nastavení kdykoli změnit.

3.10. Přímý marketing

1. Správce může zpracovávat kontaktní údaje za účelem prezentace vlastní nabídky B2B na základě čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, pokud je takový kontakt v souladu s přiměřenými očekáváními příjemce.
2. Využití e-mailu, telefonu nebo jiných koncových zařízení k zasílání obchodních informací nebo k přímému marketingu proběhne výhradně po získání požadovaného souhlasu nebo pokud z právních předpisů vyplývá jiný výslovný právní základ.
3. Příjemce může kdykoli svůj souhlas odvolat nebo vznést námitku proti přímému marketingu. Po vznesení námitky již nebudou údaje k tomuto účelu dále využívány.

4. Odkud pocházejí údaje

1. Údaje získáváme především přímo od osoby, které se týkají, nebo od subjektu, který ji zastupuje.
2. Údaje mohou rovněž pocházet:
3. od zaměstnavatele, zadavatele nebo spolupracovníka, který určí kontaktní osobu, příjemce zásilky nebo osobu zajišťující plnění smlouvy;
4. z veřejných registrů podnikatelů a daňových poplatníků, jako jsou KRS, CEIDG, seznam plátců DPH a VIES;
5. od bank, společnosti Revolut, přepravců, logistických operátorů a dalších subjektů podílejících se na realizaci plateb nebo dodávek;
6. od poskytovatelů analytických a reklamních nástrojů – pokud k tomu uživatel udělil příslušný souhlas.
7. Pokud jsme údaje obdrželi od smluvního partnera, můžeme zpracovávat zejména jméno, příjmení, pracovní pozici, služební kontaktní údaje, rozsah oprávnění a údaje týkající se realizované záležitosti nebo dodávky.

5. Příjemci údajů

Údaje mohou být sdělovány výhradně v nezbytném rozsahu:

1. poskytovatelům hostingu, cloudové infrastruktury, elektronické pošty, údržby webových stránek, kyberbezpečnosti a IT podpory;
2. poskytovateli systému ERP IDEA (ideaerp.pl) nebo jiného systému používaného společností SBS Europe ke správě nabídky, obchodních partnerů, skladu, dokumentů a objednávek;
3. bankám, společnosti Revolut a subjektům podílejícím se na zpracování plateb;
4. kurýrním společnostem, dopravcům, logistickým operátorům, spedičním firmám a dopravním pojišťovnám;
5. účetní kanceláři, auditorům, daňovým poradcům, právním kancelářím, inkasním agenturám a pojišťovnám;
6. výrobcům, distributorům nebo servisním střediskům, je-li to nezbytné pro vyřízení reklamace;
7. poskytovatelům nástrojů pro správu účtů, komunikaci, CRM nebo automatizaci, budou-li tyto nástroje zavedeny;
8. společnostem Google, Meta Platforms a TikTok a jejich přidruženým subjektům – výhradně v rozsahu nástrojů spuštěných po získání požadovaného souhlasu;
9. veřejným orgánům a dalším oprávněným subjektům, pokud povinnost poskytnout údaje vyplývá ze zákona.

Subjekty zpracovávající údaje na základě pověření správce jednají na základě smluv a mohou údaje používat výhradně v souladu s pokyny správce, ledaže by vystupovaly jako samostatní správci na základě svých vlastních zákonných povinností.

6. Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor

1. Externí hosting, systém ERP a základní prodejní služby by měly být nakonfigurovány tak, aby byly údaje zpracovávány v Evropském hospodářském prostoru, pokud je to možné.
2. Využívání služeb společností Google, Meta, TikTok, Revolut nebo některých poskytovatelů cloudových služeb může být spojeno s předáváním údajů mimo EHP, zejména do Spojených států amerických.
3. V takovém případě se přenos uskutečňuje na základě právně přípustného mechanismu, např. rozhodnutí Evropské komise potvrzujícího přiměřenou úroveň ochrany, certifikace příjemce v rámci EU–US Data Privacy Framework nebo standardních smluvních doložek Evropské komise spolu s dodatečnými zárukami, jsou-li potřebné.
4. Informace o použitém mechanismu předávání lze získat po kontaktování správce.

7. Práva dotčených osob

V souladu s pravidly stanovenými v GDPR může mít dotčená osoba právo na:

1. přístup k údajům a získání jejich kopie;
2. opravu údajů;
3. výmaz údajů;
4. omezení zpracování;
5. přenosu údajů, pokud se zpracování provádí na základě souhlasu nebo smlouvy a automatizovaným způsobem;
6. vznesení námitky proti zpracování založenému na oprávněném zájmu z důvodů souvisejících s konkrétní situací;
7. vznést kdykoli námitku proti přímému marketingu;
8. odvolat souhlas kdykoli, aniž by to mělo vliv na zákonnost předchozího zpracování;
9. podat stížnost u předsedy Úřadu pro ochranu osobních údajů, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Varšava, https://uodo.gov.pl.

Žádost lze zaslat na adresu b2b@sbseurope.eu. Z důvodu ochrany osobních údajů může správce požádat o informace umožňující ověření totožnosti žadatele a jeho vztahu k daným údajům.

8. Dobrovolnost poskytnutí údajů

1. Poskytnutí údajů je v zásadě dobrovolné, může však být nezbytné pro obdržení odpovědi, vypracování proforma faktury, uzavření a plnění smlouvy, dodání, vystavení faktury nebo vyřízení reklamace.
2. Neposkytnutí údajů požadovaných ve formuláři nebo ze zákona může znemožnit dosažení daného účelu.
3. Souhlas s analytickými a marketingovými soubory cookie je dobrovolný. Jeho odmítnutí nesmí blokovat přístup k základním funkcím webových stránek, i když některé doplňkové funkce mohou fungovat pouze v omezeném rozsahu.

9. Automatizované rozhodování a profilování

1. Údaje z analytických a reklamních nástrojů mohou být použity k vytváření skupin příjemců a přizpůsobování reklam, což může představovat profilování.
2. Správce na tomto základě nepřijímá rozhodnutí, která by měla vůči uživateli právní účinky nebo by jej podobným způsobem významně ovlivňovala.
3. Při posuzování bonity obchodního partnera a schvalování odložených plateb mohou být zohledněny finanční informace a historie spolupráce, avšak konečné rozhodnutí by mělo být učiněno nebo schváleno člověkem.

10. Soubory cookie a podobné technologie

10.1. Co jsou soubory cookie

Soubory cookie jsou malé soubory informací ukládané do zařízení uživatele. Webové stránky mohou rovněž využívat podobné technologie, jako je lokální úložiště prohlížeče, tagy, pixely a internetové identifikátory.

10.2. Kategorie

1. Nezbytné – umožňují fungování webových stránek, zajišťují bezpečnost, ukládají obsah košíku nebo poptávky, udržují relaci, nastavení soukromí a – po aktivaci – přihlašovací údaje. Používají se bez samostatného souhlasu, protože jsou nezbytné k poskytnutí služby požadované uživatelem nebo k zajištění přenosu.
2. Funkční – ukládají další preference a usnadňují používání webových stránek. Pokud nejsou nezbytné, spouštějí se po udělení souhlasu.
3. Analytické – pomáhají měřit návštěvnost, zdroje návštěv a způsob používání webových stránek, např. pomocí služby Google Analytics. Jsou aktivovány výhradně po udělení souhlasu.
4. Marketingové – slouží k měření kampaní, remarketingu a přizpůsobení reklam, např. pomocí Google Ads, Meta Pixel nebo TikTok Pixel. Jsou aktivovány výhradně po udělení souhlasu.

10.3. Současný stav a správa souhlasu

1. V současné době web používá výhradně technicky nezbytné soubory cookie a lokální úložiště prohlížeče v rozsahu popsaném v bodě 10.4. Web nepoužívá analytické, marketingové ani funkční soubory cookie vyžadující souhlas – proto nezobrazuje panel souhlasů; zpráva zobrazená při první návštěvě má výhradně informativní charakter.
2. Před případným spuštěním analytických nebo marketingových nástrojů správce zavede panel souhlasů, který umožní:
3. přijmout všechny volitelné soubory cookie;
4. odmítnout všechny volitelné soubory cookie stejně snadno, jako je přijmout;
5. provést samostatný výběr pro jednotlivé kategorie;
6. přečíst si informace o konkrétních poskytovatelích, účelech a dobách platnosti; spolu s trvale dostupným odkazem „Nastavení souborů cookie“ v zápatí webových stránek, který umožňuje změnit nebo odvolat souhlas stejně snadno, jako jej udělit.
7. Nečinnost uživatele, posouvání stránky nebo výchozí zaškrtnutí políček nebudou znamenat souhlas.
8. Volitelné analytické a marketingové skripty nebudou spuštěny před získáním příslušného souhlasu.
9. Uživatel může také cookies odstranit nebo zablokovat v nastavení prohlížeče. To však může ovlivnit fungování funkcí založených na nezbytných cookies.

10.4. Seznam aktuálně používaných technologií

Web ukládá na zařízení uživatele výhradně:

1. relační cookie session — udržení relace uživatele: obsah košíku/dotazy, přihlášení do panelu a zabezpečení formulářů (CSRF, captcha); platnost maximálně 14 dní;
2. lokální úložiště prohlížeče (localStorage): cookieNoteOk — zapamatování zavření upozornění na soubory cookie a cat_view — preference zobrazení katalogu (seznam/dlaždice).

Žádná z těchto technologií neslouží k analytickým účelům, reklamě ani ke sledování uživatele. Nástroje uvedené v bodech 3.8, 3.9 a 10.2 mohou být zavedeny v budoucnu; samotné jejich uvedení v těchto zásadách neznamená, že jsou v současné době aktivní — před jejich spuštěním bude zaveden panel souhlasů popsaný v bodě 10.3.

11. Externí služby a sociální sítě

1. Služba může obsahovat odkazy na WhatsApp, sociální sítě, platební operátory nebo jiné externí stránky.
2. Po přechodu na externí webovou stránku zpracovává její provozovatel údaje jako samostatný správce v souladu se svými vlastními zásadami ochrany osobních údajů.
3. Samotné zobrazení odkazu by nemělo vést k předání údajů externímu provozovateli před kliknutím, ledaže by uživatel udělil požadovaný souhlas s vloženou funkcí.

12. Bezpečnost údajů

Správce uplatňuje technická a organizační opatření přiměřená riziku, zejména kontrolu přístupu, šifrování přenosu, zálohování, aktualizace, protokolování událostí, omezení oprávnění a smlouvy se zpracovateli. Žádný systém však nezaručuje úplné odstranění rizika, proto by uživatelé měli chránit svá zařízení a přístupové údaje.

13. Změny zásad

1. Tyto zásady mohou být aktualizovány v souvislosti se změnami právních předpisů, funkcí, dodavatelů, systému ERP, zákaznických účtů nebo analytických a reklamních nástrojů.
2. Aktuální verze bude zveřejněna na webových stránkách spolu s datem účinnosti. Pokud změna podstatně ovlivní způsob zpracování, správce zveřejní příslušné dodatečné oznámení.
3. Změna zásad nepředstavuje důvod k využívání údajů k novému účelu vyžadujícímu souhlas bez získání tohoto souhlasu.